Ai助ライブラリーの使い方｜資料管理と情報登録・公開範囲の設定

2026年9月2日

支援機関の現場では、連合会が作った資料、県内で共通して使う様式、部署内だけの手控えなど、性格の違う資料が入り混じります。Ai助ライブラリー（支援機関資料室）は、それらを一か所にまとめ、必要なときにチャットで引き出すための機能です。ここでは管理者の方が最初に押さえたいポイントを整理します。

管理者ができること

資料の登録と共有：「資料」タブからファイルを添付し、公開範囲とコメントを設定して職員に共有します。登録した資料はチャットが回答するときの根拠になります
情報の登録：社内掲示板のように、タイトル・内容・添付にタグを付けて連絡事項やメモを共有できます
公開範囲の設定：「全国共有」「連合会内」「自組織内」から選びます
資料の削除・差し替え：一覧の削除ボタンから1件ずつ削除できるほか、チェックボックスで選んで「まとめて削除」もできます。名前やフォルダはそのままで、中身だけを新しいファイルに差し替えることも可能です
eラーニングと学習状況の確認：トピック・資料・動画からコースを作成でき、受講者ごとの進捗や正答率を学習統計で確認できます

年度替わりで様式が更新される資料は、削除して登録し直すより「差し替え」が便利です。置き場所が動かないので、職員へ案内し直す手間がかかりません。

「資料管理」と「情報登録」は役割が違う

資料管理：AIの回答根拠になる場所

資料管理はファイルそのものを共有する場所で、連合会で作成した資料や各商工会で共通して使う資料に向いています。画面上部の「チャット」から質問すると、登録された資料の中から該当部分を抜粋して回答し、参考資料としてPDFのダウンロードもできます。チャットの送信はEnterキーを2回です。

情報登録：短い連絡事項を回す場所

情報登録は社内掲示板のように短い連絡を共有する場所です。タイトル・内容・添付にタグを付け、公開範囲を設定して投稿します。ただし「情報登録」の内容はチャットの回答根拠にはなりません。「手順を書いたのにAIが答えない」という場合、内容が情報登録側に入っていることがよくあります。読ませたい内容は「資料管理」にファイルとして登録してください。

資料を読ませて根拠として引かせたい → 資料管理
短い連絡・お知らせを回したい → 情報登録

県下の商工会に配るなら「連合会内」

公開範囲は配りたい相手の広さで選ぶと迷いません。

全国共有：全国の商工会・支援機関に配りたい資料
連合会内：県内の商工会に配りたい資料
自組織内：自分の組織の中だけで使う資料

県内へ配る手順は、「資料」タブでファイルを添付し、公開範囲に「連合会内」を選び、コメントを入れて登録するだけです。県下の商工会の職員から見えるようになり、同時にチャットの回答根拠にもなります。コメントには何のための資料か、いつ時点の版かを一言添えると親切です。

運用時の注意点

公開範囲は登録前に必ず確認：誤ると意図しない範囲に見えてしまいます。資料管理・情報登録のどちらも設定が必要です
削除した資料は元に戻せません：「まとめて削除」は影響も大きい操作です。確認画面の件数をお確かめください
β版のため画面や項目名が変わる場合があります：内部手順書は画面名に依存しすぎない書き方が無難です

まとめ

鍵は「AIに読ませたいものは資料管理へ、連絡事項は情報登録へ」という切り分けと、公開範囲を登録前に確認することの2点です。県内へは「連合会内」、全国へは「全国共有」、手元だけなら「自組織内」。この対応を覚えておけば共有ミスは大きく減らせます。機能の詳細や最新の料金・プラン内容は、ヘルプセンターおよび料金ページをご確認ください。