Ai助の便利な使い方4選｜資料整理・紙の読み取り・翻訳・スマホアプリ
Ai助を使い始めたものの、「チャットで質問する」以外の使い方はご存じない、という方は少なくありません。実際には、社内資料の整理から紙の書類のデータ化、翻訳、スマートフォンでの利用まで、日々の業務にそのまま組み込める機能がそろっています。この記事では、ヘルプセンターによく寄せられる「機能・使い方」の質問を4つ整理しました。
資料ライブラリに登録した資料や履歴を削除する
Ai助にアップロードした資料は「資料」タブ（資料ライブラリ）にまとめて保存されます。不要になった資料は、一覧に表示されている削除ボタンから個別に削除できます。
見落とされがちなのが、チャットに間違えて添付・登録してしまった資料です。チャット側だけでは資料はライブラリに残り続けるため、資料ライブラリから削除してください。
逆にいえば、過去にアップロードした資料はライブラリに保存されているので、いつでも再添付したり閲覧したりできます。また、社内規程やマニュアルのように改訂が発生する資料は、名前やフォルダはそのままで新しいファイルに差し替えることもできます。
手書きメモや紙の書類をExcel・表に変換する
「紙のままになっている情報をデータにしたい」というご相談も多くいただきます。Ai助では、写真・PDF・スキャン画像を添付し、「Excelの表にして」「住所録にして」のように指示すると、内容を読み取って表形式に整えます。手書きメモの写真からの文字起こしにも対応しています。
たとえば、往復はがきの宛名から住所録を作る、紙の帳簿から仕訳候補を起こす、といった使い方が可能です。打ち直す時間がなく手つかずだった書類ほど、効果を実感しやすい領域です。
ただし、読み取り精度は原本の鮮明さに左右されます。かすれた文字や斜めに写った写真は誤読の原因になるため、できるだけ明るく正面から撮影し、仕上がりを確認したうえで、必要に応じて修正してご利用ください。
英語・多言語の翻訳もチャットで完結
翻訳にも対応しています。チャットで「次の文章を英語に翻訳して」のように依頼すれば、日本語と英語をはじめ多言語の翻訳ができます。Word・PDF・テキストなどの文書ファイルを添付して「翻訳して」と指示することもできるため、資料まるごとの翻訳もチャット内で完結します。
「ていねいな表現で」「専門用語はそのまま」といったニュアンスの指定ができるのもポイントです。海外の取引先へのメールなら丁寧な言い回しに、技術資料なら用語を残す形に、と用途に合わせて調整できます。
長文や、正確性が重要な文書を扱うときは、新しい会話を立ち上げ、まず原文を正確に整えてから翻訳を依頼すると精度が上がります。
ブラウザ以外でも使える｜スマートフォンアプリ
「Ai助はブラウザでしか使えないのでは」と思われることがありますが、そんなことはありません。iPhone・Android向けのスマートフォンアプリをご用意しています。
もちろん、パソコンやタブレットのWebブラウザからも、これまでどおりご利用いただけます。どの環境からでも同じアカウントでログインすれば同じデータにアクセスでき、データはクラウドに保存されるため、機種を変えても内容は引き継がれます。外出先ではスマホで書類を撮影して読み取らせ、会社に戻ってパソコンで仕上げる、といった使い分けもできます。
まとめ
資料ライブラリでの整理、紙の書類の表への変換、多言語の翻訳、そしてスマホアプリでの利用。いずれも特別な準備は不要で、今日からそのまま試せます。まずは手元の書類やメール文面から、Ai助に任せてみてください。ほかの機能や条件について詳しく知りたい場合は、ヘルプセンターのFAQもあわせてご確認ください。